كيفية كتابة تقرير عمل بطريقة احترافية وأهمية إعداده بالنسبة للمؤسسات

كيفية كتابة تقرير عمل بطريقة احترافية

تقرير العمل ما هو إلا وثيقة رسمية يتم من خلالها تدوين أي عمل تم إنجازه، أو تجربة تحققت، أو واقعة حدثت أمامك.

ويتم كتابته بشكل تفصيلي لشرح الأمر الراغب بتوضيحه والخطوات التي تمت، والنتائج التي ظهرت من خلال هذا الأمر.

وهناك العديد من أنواع التقارير المختلفة ولكلًا منها أهميته، ومن أبرز التقارير التي لا غنى عنها هي تقرير العمل.

تقرير العمل هو عبارة عن وسيلة جيدة لتحقيق التواصل بين الأفراد ومدرائهم، كما أنه يعد بمثابة مقياس يتم من خلاله يحكم على الأداء وسرعة العمل.

ويختص تقرير العمل بتدوين وتوضيح المعلومات الكاملة الخاصة بموضوع أو مشكلة ما بشكل واضح.

ولابد من أن يتضمن تقرير العمل تحليل منطقي واقتراحات خاصة وتوصيات معينة، أو توجيهات يجب أن تتماشى مع طبيعة نتائج التحليل.

وتقرير العمل لا يتم تحديده في شكل أو هيئة واحدة ملزمة، بل له العديد من الأشكال التي قد يبدو عليها.

فمن الممكن له أن يكون بشكل شفهي، أو لفظي، أو تحريري، أو مكتوب.

ويتم الاستعانة بجميع الوسائل اللازمة لتوضيحه بشكل يناسب الجميع ويحقق الغاية الأساسية منه.

أهمية كتابة تقرير عمل للمؤسسات

  •   تقرير العمل هو الطريقة الأمثل لتبادل المعلومات داخل أي شركة أو مؤسسة عمل بطريقة احترافية وعلى أساس ونهج سليم.
  •   من أهم فوائد تقرير العمل في أي مؤسسة أنه يعتبر بمثابة ركيزة أساسية للقرارات الأساسية التي يتم اتخاذها في الشركة، كما أنها مصدر أساسي للمعلومات التي يتم الرجوع إليها في أي وقت.
  •   تقرير العمل من الوسائل التي تساعد بشكل كبير في فهم الحقائق الخاصة بمؤسسة العمل، والوضع العام في حالة التعرض لأي ظروف طارئة.
  •   توصيل معلومة تتعلق بسير العمل أو عرض فكرة معينة، أو شرح لعمل وحقيقة حصلت خلال فترة زمنية محددة.

وكلها أغراض تساهم في المقام الأول في ارتقاء العمل وتحقيق الأهداف المرجوة.

  •   يتم الاستفادة من تقرير العمل أيضًا في تبادل البيانات والمعلومات بين الأقسام والإدارات في داخل منظمة العمل الواحدة، أو بين الشركة وبين الجهات والمنظمات الأخرى.

كيفية كتابة تقرير العمل

واحدة من أكبر المشاكل التي تواجه الكثير من الموظفين في عملهم هي عدم القدرة على كتابة تقرير عمل بطريقة صحيحة.

وهو الأمر الذي يتسبب في إعاقة سير العمل بشكل واضح.

ولذلك نستعرض معكم اليوم كيفية كتابة تقرير العمل بطريقة احترافية وكفاءة عالية.

يفضل عند كتابة تقرير عمل كتابة مسودة تشمل عناوين رئيسية.

وأفكار مكتوبة على شكل رؤوس أقلام، يتم من خلالها تجميع شامل لأهداف التقرير والمعلومات التي يجب توضيحها من خلاله.

مع كتابة عناصر وفقرات بشكل تفصيلي للاستعانة بها عند كتابة تقرير عمل احترافي.

  1.  في البداية لابد من الاهتمام بعناصر كتابة تقرير العمل والتي تشمل المقدمة، الأهداف، والمعلومات التي يجب أن يحتوي عليها التقرير.
  2.  المقدمة هي الفقرة الأولى في أي تقرير عمل ولابد من مراعاة أن تكون قصيرة ومختصرة بطريقة واضحة.
  3.  تحديد الأهداف التي لأجلها يتم كتابة تقرير العمل، وطبيعة المعلومات الواجب تحديدها وتوضيحها، مع ضرورة وضعها بطريقة تحدد الهدف المطلوب منها.
  4.  الاهتمام بإبراز الأفكار الرئيسة المهمة وترتيبها بشكل تسلسلي حتى يبدو التقرير بشكل متناسق وواضح يمكن فهمه وتحديد المهم به.
  5.  الهيكل البنائي للتقرير لابد أن يكون بشكل مختصر للمحتوى الذي يتم عرضه بشكل مرتب، مع مراعاة تناسق محتويات التقرير وتدرجها المنطقي حتى لا يحدث أي مشكلة في الاستيعاب أو سوء في الفهم للمتلقي.
  6.  في نهاية كتابة تقرير عمل لابد من الحرص على مراجعة التقرير بشكل كامل، من الناحية اللغوية، النحوية، والإملائية، وتعديل الأخطاء>

اترك تعليقاً