كيفية اعداد خطة عمل تنفيذية

اعداد خطة عمل ناجحة تعتمد على التخطيط الجيد لهذا المشروع من خلال اعداد خطة عمل نحدد من خلالها مدى جدوى هذه الفكرة، إذ أن التخطيط الجيد لمشروع ما يعد من الركائز الأساسية في نجاح هذا المشروع وتحقيق الأهداف المرجوة منه،

تجيب خطة العمل المعدة من أجل مشروع أو عمل ما على العديد من الأسئلة التي تدور في ذهن صاحب المشروع، ومن هذه الإجابات معرفة ما سوف يحققه هذا المشروع من فوائد في الناحية المعنوية والمادية.

كما نحدد بواسطتها عدد الأفراد الذين نحتاج إليهم في هذا المشروع، ونورد في هذا المقال ما نحتاج إليه لتنفيذ فكرة المشروع الذي نحلم به وهو كيفية اعداد خطة عمل لهذا المشروع وعناصر هذه الخطة.

اعداد خطة عمل

معرفة كيفية اعداد خطة العمل ليس هو ما نسعى إليه عند البحث عن كيفية إعدادها والتعرف على مفهومها، بل ما نسعى إليه في بحثنا هذا هو ما تتضمنه هذه الخطة من نقاط تعمل على تقديم المساعدة لصاحب المشروع للعمل على مشروعه وجدوى هذه النقاط في نجاح المشروع.

إذ أن هذه الخطة تعد بمثابة خريطة لصاحب المشروع أو صاحب فكرة ما لمشروع أو عمل ما يرى من خلالها الطريق الصحيح، فمن خلالها نجد الحلول للمشكلات التي قد تواجهنا ونتمكن من خلالها أيضا من زيادة تركيز العاملين بالمشروع وتعزيز قدراتهم ومهاراتهم.

كيفية اعداد خطة عمل

تحديد المعالم الرئيسية في خطة العمل من أهم ما تتضمنه هذه الخطة خاصة إذا كان هذا المشروع من المشاريع الضخمة، فهي نقاط تمنح صاحب المشروع فترات من التوقف يعيد بواسطتها تقييم المشروع وما إذا كان قد أنجز ما يهدف إليه في المراحل الأولية للمشروع، ويعتمد اعداد خطة عمل على الخطوات الآتية:

• تحديد القضية الأساسية للعمل وكتابة وصف وتعريف لها وعمل موازنة لهذه القضية مع ما تحتاجه الإدارة وبيئة العمل والعاملين من متطلبات.
• معرفة الأهداف التي نسعى إلى تحقيقها من هذا العمل وتحديدها والحرص على أن تتسم هذه الأهداف بالواقعية وقابليتها للقياس.
• تحديد الاستراتيجيات الأساسية التي سوف نختار العمل بها ونعمل من خلالها على تنفيذ ما تسعى إليه خطة العمل من أهداف، كما أنه من خلال هذه الاستراتيجيات التي تم تحديدها واختيارها نتمكن من تحديد ما قد يواجه العمل من عقبات قد تؤثر في سير العمل ونجاح المشروع فضلا عن اختيار الطريقة الأنسب لإدارة العمل.
• تحديد الأفراد الذين سوف يشاركون في العمل ومعرفتهم ومعرفة العملاء الذين سوف يعود عليهم هذا العمل بفوائد يحصلون عليها من النشاطات الخاصة بهذا العمل.
• تحديد الموارد التي يحتاج إليها صاحب المشروع من أجل تنفيذ خطة عمل هذا المشروع ومعرفة ما تحتاج إليه خطة العمل من أجل أن تصبح جاهزة لتنفيذها كالميزانية المالية وفريق العمل والدعم الذي تحتاجه الإدارة.
• تنظيم الأدوار والمهام في العمل من خلال توزيع هذه الأدوار على العاملين المشاركين في هذا المشروع وتحديد أدوار ومهام الجميع كلا على حدة.
• وضع الجدول الزمني الذي نستطيع من خلاله تحديد وقت البدء الفعلي في المشروع وتنفيذ خطة العمل.
• البحث والدراسة من أجل معرفة المؤشرات التي نستطيع بواسطتها تحديد مدى نجاح خطة عمل المشروع فضلا عن أهمية تأكد صاحب المشروع من خلال هذه المؤشرات من تحقيقه للأهداف التي تتضمنها خطة العمل ومدى نجاحها.

اقرأ أيضًا: كيفية إعداد خطة عمل ناجحة

العناصر الأساسية في خطة العمل

تمنح اعداد خطة عمل لصاحب المشروع الحافز الذي يساعده ويحثه على إتمام ما بدأ به وتمنحه أيضا الرؤية الواضحة التي تمكنه من معرفة وضع مشروعه بين المشاريع الأخرى.

كما أن خطة عمل مشروع ما تدفع صاحب هذا المشروع نحو البحث عن أفضل الطرق التي تضفي على مشروعه لمحة من التميز الذي يجعله مميزا بين المشاريع الأخرى، وتعتمد خطة العمل على عدة عناصر أساسية نلخصها فيما يلي:

• كتابة الملخص التنفيذي: يشمل هذا الملخص الذي تتم كتابته بعد الانتهاء من إعداد وكتابة خطة العمل اسم صاحب المشروع واسم هذا المشروع والهدف منه، كما يقدم الملخص التنفيذي وصف لنوعية الخدمات أو المنتجات التي يختص المشروع بتقديمه، وعلى الرغم من أن هذا العنصر هو أول العناصر التي تشملها العناصر الأساسية لخطة العمل إلا أنه يكتب بعد انتهاء صاحب المشروع من اعداد خطة عمل.
• وضع خطة للتسويق والبيع: تحتوي هذه الخطة التي تعد بمثابة الأساس الذي تقوم عليه اعداد خطة عمل المشروع على المواصفات المتعلقة بالزبائن والمنافسين، كما تتضمن خطة التسويق الأسباب تجذب العملاء للشراء أو التعامل مع المنشأة أو ما يقدمه المشروع من خدمات واختيار المنتجات الخاصة بهذا المشروع من بين العديد من المنتجات الأخرى التي تقدمها المشاريع المشابهة لهذا المشروع، وتقوم هذه الخطة التسويقية أيضا بتقديم معلومات تدور حول المزيج التسويقي للمشروع أو المنشأة وما تتبعه هذه المنشأة من طرق لتسويق وترويج منتجاتها وأسعار هذه المنتجات.
• إعداد خطة الإنتاج أو التشغيل التي نبدأ في وضعها بعد إعداد خطة البيع أو التسويق، إذ يتم إعداد هذه الخطة بعد أن يتمكن صاحب المشروع من التعرف على طبيعة السوق الذي سوف يتعامل معه، وتحديد طبيعة الخدمات والمنتجات التي سوف يقوم بتقديمها وعرضها في السوق، ويتمكن أيضا صاحب المشروع من تحديد المعدل الخاص بطلب المنتجات والخدمات.
• وضع الخطة المالية والتي تمثل العنصر النهائي الذي تتضمنه العناصر الأساسية في خطة عمل المشروع، وتحتوي هذه الخطة على المعلومات التي تختص بمعرفة المبالغ المالية للمشروع مثل رأس المال الذي تم تخصيصه من قبل صاحب المشروع  لتنفيذ هذا المشروع وإنشائه، والإيرادات المالية المتوقع تحقيقها خلال الفترة الزمنية التي تم تحديدها بخطة العمل.

اقرأ أيضًا: مقدمة خطة عمل

المصدر

1

2